Digitálne HR je pre firmy nevyhnutnosť, avizuje spoločnosť SOFTIP, a.s.

  • 23.01.2019
  • Služby
Digitálne HR je pre firmy nevyhnutnosť, avizuje spoločnosť SOFTIP, a.s.

V spoločnosti SOFTIP zodpovedá za riadenie centrálnych podporných útvarov od ekonomiky a hospodárskej správy, cez vnútorný informačný systém, ľudské zdroje až po marketing. Aktívne presadzuje využívanie najnovších technológií v internom prostredí firmy. O aktuálnych trendoch v oblasti informačných systémov pre riadenie ľudských zdrojov a skúsenostiach s ich riadením v spoločnosti SOFTIP sme sa rozprávali s členom jej predstavenstva a finančným riaditeľom, Martinom Vlčkom.

SOFTIP je úspešná firma známa predovšetkým ako výrobca podnikových informačných systémov. Pod týmto pojmom si ľudia najčastejšie predstavujú softvér, ktorý pomáha s účtovníctvom a riadením ekonomickej či výrobnej oblasti. Je teda oblasť ľudských zdrojov v tomto smere „pozadu“?

Samozrejme, že vôbec nie a dôkazom je aj samotný SOFTIP. Vývoju nástrojov pre HR sa venujeme prakticky od vzniku spoločnosti v roku 1991. Dá sa povedať, že jej základný kameň tvoril vtedajší program Platy a mzdy na výpočet miezd. Bol skutočne prelomový, u používateľov mal veľký úspech a stal sa hlavným impulzom, ktorý naštartoval založenie SOFTIPu. Zákazníci rýchlo pribúdali – už v prvom roku ich bolo 223 - čo firme umožnilo rásť.

Mali ste v tom čase vôbec nejakú konkurenciu?

Program Platy a mzdy bol úplne prvý softvér na výpočet miezd pomocou PC na Slovensku, ktorý vlastne definoval slovenský štandard v oblasti súladu s legislatívou, služieb konzultantov, ako i následnej starostlivosti a podpory. Postupne k nemu pribúdali ďalšie funkcionality, napríklad personalistika, nové platformy, rozrastalo sa celé naše produktové porfólio.  Dnes je SOFTIP najväčším slovenským výrobcom podnikových informačných systémov na Slovensku s najkomplexnejšou ponukou v rámci IS pre malé a stredné firmy.

Kam ste sa posunuli od 223 zákazníkov pred vyše 25 rokmi?

Naše riešenia pre oblasť riadenia ľudských zdrojov aktuálne používa viac ako 9-tisíc používateľov z 1 200 spoločností na Slovensku. To znamená, že vyše 300-tisíc výplat mesačne je spracovávaných v našich systémoch. Disponujeme know-how z tisícok realizovaných projektov, čerpáme zo skúseností zákazníkov a samozrejme aj našich vlastných. Digitalizácii HR skutočne rozumieme.

SOFTIP 
Martin Vlčko, finančný riaditeľ spoločnosti SOFTIP, a.s. 


Digitalizácia – to je slovo, ktoré sa v posledných rokoch spomína snáď v súvislosti s každou činnosťou podniku. Ako sa teda premieta do personalistiky?

Je budúcnosťou HR. A netýka sa to len aktuálne vypuklého nedostatku zamestnancov, ktorý robí personalistom vrásky na čele. Musíme byť pripravení aj na novú generáciu Z, pre ktorú je digitálny svet absolútne prirodzený. Tieto tzv. deti internetu nakupujú cez e-shopy, komunikujú cez fóra, všetko chcú vybaviť online, žijú na sociálnych sieťach a úplne prirodzene očakávajú, že rovnako sa bude chovať aj ich zamestnávateľ. Takže ak si chceme u nich „šplhnúť“, vytvorme vo vnútri firmy prostredie podobné tomu, ktoré poznajú zo svojho mimopracovného života. Cez fungovanie elementárnych procesov tak nová generácia dokáže ohodnotiť vyspelosť podniku. A keď dostanú to, čo očakávajú, budú happy :)

Ale to už nehovoríme o evolúcii, ale o revolúcii...

Áno, musia vzniknúť úplne nové základy. Žijeme v dobe dátovej a na jej prudký rozvoj už staré postupy jednoducho nestačia. Bez ohľadu na vyššie spomenuté faktory týkajúce sa nových nárokov zo strany samotných používateľov systémov. Len dramatické zjednodušenie administratívnych procesov spojených s personalistikou dnes nielen veľkým, ale aj stredným a malým firmám umožní naplno využiť potenciál, ktorý im dáva rýchly technologický pokrok. V opačnom prípade stratia svoju konkurencieschopnosť. Digitálna transformácia je preto oprávnene jednou z TOP tém.

Čo to znamená v praxi?

V mnohých spoločnostiach to doteraz funguje tak, že hoci existujú rôzne smernice a formuláre, v praxi ich zamestnanci často ignorujú. S personálnymi oddeleniami komunikujú telefonicky alebo emailom. Často posielajú nekompletné informácie rôznymi kanálmi a personalisti ich musia spätne kontaktovať v snahe získať chýbajúce údaje.

V prípade nasadenia špecializovaného softvérového riešenia však automatizovaný proces neumožní ďalší krok bez dokončenia toho predchádzajúceho. Prevedie zamestnanca celým procesom, aby spracovateľ dostal kompletnú informáciu. A to sa týka všetkého v oblasti HR manažmentu – od výberu zamestnanca, cez jeho prijatie, adaptačný proces, bežný pracovný život až po jeho odchod. V každom jednom bode životného cyklu zamestnanca je toho dosť, čo treba riešiť.

SOFTIP 
Martin Vlčko, finančný riaditeľ spoločnosti SOFTIP, a.s. 


Ako to teda riešite v SOFTIPe?

Už od začiatku roku 2016 využívame našu vlastnú webovú aplikáciu SOFTIP HAPPY HR, pomocou ktorej riadime ľudské zdroje vo firme. Aktívne ju používajú všetci zamestnanci spoločnosti, pričom interný projektový tím neustále pracuje na rozširovaní jej funkčnosti a vylepšovaní aj vďaka nápadom od samotných používateľov. Slúži teda aj na získanie spätnej väzby.

V prvej fáze sme nasadili modul ORGANIZAČNÁ ŠTRUKTÚRA a personálny portál HAPPY PEOPLE. Sprístupnili sme napríklad schvaľovanie dovoleniek priamo z mobilu, aktualizáciu osobných údajov na diaľku či uľahčili orientáciu zamestnancov v organizačnej štruktúre a v rolách so špecifickými zodpovednosťami a kompetenciami v spoločnosti.

V ďalšej fáze pribudol modul VZDELÁVANIE, ktorý umožňuje efektívnejšiu organizáciu školení, ich vyhodnotenie, ako aj orientáciu zamestnanca v ponuke školení. Na vybranú vzdelávaciu aktivitu sa jednoducho prihlási vytvorením žiadosti a po jej schválení a následnom absolvovaní kurzu aj ohodnotí jeho kvalitu pomocou automaticky doručeného dotazníka. Zároveň tu na jednom mieste nájde prehľad všetkých absolvovaných školení a získaných certifikátov.

Nie vždy sa však firma môže spoliehať na aktivitu zo strany svojich zamestnancov. Čo v takom prípade?

Vtedy moderné riešenia uľahčujú život hlavne HR manažérom. Okamžite vidia, ktorí pracovníci majú potrebné vzdelanie a dokážu im naplánovať ďalšie aktivity na zvyšovanie ich kvalifikácie. SOFTIP HAPPY HR obsahuje i funkčnosť pre sledovanie termínov rôznych činností, ktoré majú pracovníci periodicky vykonávať. Napríklad zo zákona musia absolvovať lekárske prehliadky a školenia BOZP a PO. No sú to aj činnosti, ktoré určil zamestnávateľ  – ako napríklad školenia vodičov, ISO noriem apod. Modul VZDELÁVANIE manažéra automaticky upozorňuje na koniec ich platnosti a vďaka prehľadnému kalendáru či automatickému generovaniu prezenčnej listiny uľahčuje aj ich plánovanie a organizáciu.

 Z vlastných skúseností - v čom vidíte najväčšie prínosy takéhoto riešenia?

Prínosy SOFTIP HAPPY HR najviac asi ocenia noví zamestnanci. Uľahčuje im totiž kľúčový adaptačný proces. A ide o prvý vážnejší kontakt s pracovným prostredím. Keď príde nový kolega, všetko nájde na jednom mieste a vybaví v SOFTIP HAPPY HR. Nemusí čítať nejaké extra postupy. Potrebuje poznať svojich kolegov v tíme? Chce sa vzdelávať? Chce vedieť, aké má benefity? Potrebuje schváliť dovolenku? Všetko nájde v systéme. A získa dobrý pocit, že žije vo firme, ktorá je moderná a uľahčuje mu jeho život. Lebo oveľa ľahšie všetko vybaví. A hlavne ak veľa cestuje. SOFTIP HAPPY HR mu dáva samostatnosť a nezávislosť. To čo potrebujem, si viem nájsť a vybaviť kedykoľvek chcem a s personálnym útvarom budem riešiť naozaj len kritické a závažné veci. A personálny útvar už nemusí byť telefonická ústredňa.

SOFTIP 
SOFTIP HAPPY HR 


Takže už žiadne formuláre?

Práve vstupný formulár, ktorý zamestnanec vypĺňa pred prijatím do zamestnania, je vynikajúci príklad. V mnohých firmách to funguje tak, že vybraný uchádzač vyplní papierový formulár, ktorý podpíše a odovzdá na personálnom útvare. Personalista musí následne všetky informácie prepisovať do systému, čo je samozrejme duplicitná práca, navyše s rizikom vzniku chýb. A pritom to takto vôbec nemusí byť.

Dnes, keď do firmy prichádza nový človek, všetky svoje údaje môže zadať jednoduchým spôsobom priamo do informačného systému. Ide o identifikačné údaje potrebné pre spracovanie pracovnej zmluvy, hlásenie do poisťovní, alebo rôzne prehlásenia. A to všetko bez hromady papierov. Všetky údaje sú následne po celý čas trvania pracovného pomeru k dispozícii všetkým zainteresovaným stranám na jednom mieste v elektronickom systéme a s riadeným prístupom. Samozrejmosťou je ich jednoduchá aktualizácia. Ak zamestnanec zmení adresu trvalého bydliska, poisťovňu, číslo účtu alebo ak chce urobiť akúkoľvek úpravu svojich osobných údajov, vie to urobiť úplne jednoducho priamo v systéme. Nepotrebuje „audienciu“ na personálnom oddelení.

Šetríme tak papier a aj čas, workflow dokáže bežať oveľa rýchlejšie, je to preukázateľnejšie, dohľadateľnejšie, nad dátami sa dajú robiť rôzne prehľady a štatistiky. To uľahčuje prijímanie manažérskych rozhodnutí, napríklad či neposilniť niektoré oddelenia apod. No a zároveň takto umožňujeme zamestnancovi využiť jeho právo na prístup k svojim osobným údajom a na ich opravu v zmysle Nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR). Samozrejmosťou je, že garantujeme aj ochranu osobných dát v súlade s najnovšími reguláciami.

Je SOFTIP HAPPY HR prepojený aj na ďalšie nástroje?

Samozrejme, vzájomná kompatibilita je nevyhnutná. Napríklad schválenie vzdelávacej aktivity môže nahradiť dokonca aj schvaľovací workflow účtovného dokladu. Pretože ak sa niekto prihlasuje na vzdelávaciu aktivitu, zväčša ide už o konkrétne školenie, pri ktorom pozná jeho termín, cenu, dátum – to všetko vie uviesť do systému vrátane čísla projektu, ku ktorému sa vzdelávacia aktivita viaže. Toto všetko sa posúva na ekonomické oddelenie už ako schválený náklad. Teda ekonóm nemusí duplicitne oslovovať manažment kvôli schvaľovaniu dokladov.

Druhá veľká vec je mobilita. SOFTIP HAPPY HR sa dá používať v teréne. Keďže mnoho manažérov funguje na rôznych mobiloch, tabletoch a pod., dokážu rýchlo reagovať na žiadosti. Môžeme si to opäť ilustrovať na školeniach. Pri žiadosti o vzdelávaciu aktivitu si u nás zamestnanec musel dohľadať šablónu, ktorú následne vyplnil, vytlačil, podpísal a predložil na podpis nadriadenému. Dnes im na to stačí tablet a pár klikov v aplikácii.

 Čo v oblasti softvéru pre HR plánujete do budúcnosti?

Chceme samozrejme už používané nástroje ďalej rozvíjať a rozširovať ich funkcionalitu. Najbližšie nás čaká nasadenie riešenia pre udržiavanie aktuálnych pracovných profilov zamestnancov. Tým, že sa zaoberáme vývojom informačných systémov a poskytovaním služieb, často sa vo výberových konaniach stretávame s požiadavkami na spôsobilosti, resp. kompetencie našich zamestnancov. SOFTIP HAPPY HR na Karte vzdelávania eviduje všetky informácie súvisiace so vzdelávaním zamestnanca  - absolvované školenia, získané certifikáty, expertné znalosti, skúsenosti z projektov atď. Do týchto informácií môže oprávnená osoba (ponukový alebo projektový manažér) nahliadnuť, filtrovať a vyhľadávať ich podľa zadaných kritérií. A to je veľká výhoda v situácii,  keď potrebuje preukázať odbornú spôsobilosť svojich zamestnancov. Dokáže tam veľmi jednoduchým spôsobom nájsť profil človeka, ktorý je vyžadovaný tendrom či verejným obstarávaním.

  • autor:
  • SOFTIP, a.s.
  • SOFTIP, a.s.

    SOFTIP, a.s.

    Návrh, implementácia a vývoj  softvérových riešení pre optimalizáciu výrobných a logistických procesov. Manažérské informačné systémy. Systémové služby.



Mohlo by vás tiež zaujímať

  • Slovensko a jeho pripravenosť na globálne trendy v automobilovom priemysle

    Slovensko a jeho pripravenosť na globálne trendy v automobilovom priemysle

    • 25.04.2019
    • Služby

    Automobilový priemysel očakáva v blízkej budúcnosti príchod významných zmien, ktoré budú mať silný dopad aj na slovenské spoločnosti. V najbližších rokoch zaznamenáme prudký nárast výroby áut na alternatívne pohony a do popredia sa dostanú elektromobily na batérie či na vodíkový...

  • Na FEL ČVUT vzniká nové výskumné centrum pre riadenie typu drive by wire

    Na FEL ČVUT vzniká nové výskumné centrum pre riadenie typu drive by wire

    • 09.04.2019
    • Služby

    Špičkoví odborníci, finančné investície a veľké ambície stoja za novovzniknutým výskumným centrom s názvom Smart Driving Solutions pri katedre riadiacej techniky Fakulty elektrotechnickej ČVUT. Tím 13 vedcov pod vedením Tomáša Haniša si berie za cieľ zmeniť zabehnuté uvažovanie a pripraviť pôdu pre...

  • Technologické dni 2019: Do budúcnosti so spoločnosťou Arburg a jej Road to Digitalisation

    Technologické dni 2019: Do budúcnosti so spoločnosťou Arburg a jej Road to Digitalisation

    • 05.04.2019
    • Služby

    Technologické dni spoločnosti Arburg sa konajú už 20 rokov. V rokoch 1999 až 2019 sa tejto veľkolepej udalosti v priemyselnej oblasti zúčastnilo 93 000 pozvaných hostí z celého sveta. Od 13. do 16. marca 2019 sa k akcii pripojilo viac ako 6 000 návštevníkov z 54 krajín. O to, aby sa Technologické...

  • CAD / CAM riešenie Cimatron v praxi

    CAD / CAM riešenie Cimatron v praxi

    • 25.03.2019
    • Služby

    Na tému NC programovanie a NC programovanie s pomocou CAM alebo CAD / CAM softvéru toho bolo napísaného už veľmi veľa. Dnes sa ale skúsme pozrieť na celú problematiku z iného...



  • CAD / CAM riešenie Cimatron ponúka efektivitu aj užívateľskú slobodu

    CAD / CAM riešenie Cimatron ponúka efektivitu aj užívateľskú slobodu

    • 21.02.2019
    • Služby

    Výroba elektródy začína skonštruovaním modelu elektródy a prípravou NC kódu pre jej obrobenie. Pre túto vstupnú časť procesu výroby je kľúčové využívať kvalitné CAD / CAM softvérové riešenie, ktoré šetrí čas konštruktéra a následne programátora a tým aj náklady na výrobu. Je teda výhodné pracovať s...

  • IPA Slovakia, s.r.o.: Korelácia Industry 4.0 a nástrojov Lean manažmentu

    IPA Slovakia, s.r.o.: Korelácia Industry 4.0 a nástrojov Lean manažmentu

    • 07.02.2019
    • Služby

    V súčasnej dobe sa organizácie snažia využívať princípy štíhlej výroby, ktoré sú zamerané na činnosti pridávajúce hodnotu, neustále zlepšovanie a na odstraňovanie všetkých foriem plytvania z výrobných a z administratívnych procesov. V oblasti výroby sa nedávno objavila paradigma nazvaná Industry...

  • Spoločnosť Ivo retrofits s.r.o. renovuje a rekonštruuje vstrekolisy

    Spoločnosť Ivo retrofits s.r.o. renovuje a rekonštruuje vstrekolisy

    • 29.01.2019
    • Služby

    Spoločnosť Ivo retrofits s.r.o. sa zaoberá renováciou a rekonštrukciou strojov na tvarovanie plastov a gumy, najmä vstrekovacích lisov a kompresných lisov. Vďaka svojej nezávislosti a flexibilite ponúka široké spektrum služieb - od opráv, výmen riadiacich systémov až po kompletné rekonštrukcie...

 

Archív článkov