Digitálne HR je pre firmy nevyhnutnosť, avizuje spoločnosť SOFTIP, a.s.

  • 23.01.2019
  • Služby
Digitálne HR je pre firmy nevyhnutnosť, avizuje spoločnosť SOFTIP, a.s.

V spoločnosti SOFTIP zodpovedá za riadenie centrálnych podporných útvarov od ekonomiky a hospodárskej správy, cez vnútorný informačný systém, ľudské zdroje až po marketing. Aktívne presadzuje využívanie najnovších technológií v internom prostredí firmy. O aktuálnych trendoch v oblasti informačných systémov pre riadenie ľudských zdrojov a skúsenostiach s ich riadením v spoločnosti SOFTIP sme sa rozprávali s členom jej predstavenstva a finančným riaditeľom, Martinom Vlčkom.

SOFTIP je úspešná firma známa predovšetkým ako výrobca podnikových informačných systémov. Pod týmto pojmom si ľudia najčastejšie predstavujú softvér, ktorý pomáha s účtovníctvom a riadením ekonomickej či výrobnej oblasti. Je teda oblasť ľudských zdrojov v tomto smere „pozadu“?

Samozrejme, že vôbec nie a dôkazom je aj samotný SOFTIP. Vývoju nástrojov pre HR sa venujeme prakticky od vzniku spoločnosti v roku 1991. Dá sa povedať, že jej základný kameň tvoril vtedajší program Platy a mzdy na výpočet miezd. Bol skutočne prelomový, u používateľov mal veľký úspech a stal sa hlavným impulzom, ktorý naštartoval založenie SOFTIPu. Zákazníci rýchlo pribúdali – už v prvom roku ich bolo 223 - čo firme umožnilo rásť.

Mali ste v tom čase vôbec nejakú konkurenciu?

Program Platy a mzdy bol úplne prvý softvér na výpočet miezd pomocou PC na Slovensku, ktorý vlastne definoval slovenský štandard v oblasti súladu s legislatívou, služieb konzultantov, ako i následnej starostlivosti a podpory. Postupne k nemu pribúdali ďalšie funkcionality, napríklad personalistika, nové platformy, rozrastalo sa celé naše produktové porfólio.  Dnes je SOFTIP najväčším slovenským výrobcom podnikových informačných systémov na Slovensku s najkomplexnejšou ponukou v rámci IS pre malé a stredné firmy.

Kam ste sa posunuli od 223 zákazníkov pred vyše 25 rokmi?

Naše riešenia pre oblasť riadenia ľudských zdrojov aktuálne používa viac ako 9-tisíc používateľov z 1 200 spoločností na Slovensku. To znamená, že vyše 300-tisíc výplat mesačne je spracovávaných v našich systémoch. Disponujeme know-how z tisícok realizovaných projektov, čerpáme zo skúseností zákazníkov a samozrejme aj našich vlastných. Digitalizácii HR skutočne rozumieme.

SOFTIP 
Martin Vlčko, finančný riaditeľ spoločnosti SOFTIP, a.s. 


Digitalizácia – to je slovo, ktoré sa v posledných rokoch spomína snáď v súvislosti s každou činnosťou podniku. Ako sa teda premieta do personalistiky?

Je budúcnosťou HR. A netýka sa to len aktuálne vypuklého nedostatku zamestnancov, ktorý robí personalistom vrásky na čele. Musíme byť pripravení aj na novú generáciu Z, pre ktorú je digitálny svet absolútne prirodzený. Tieto tzv. deti internetu nakupujú cez e-shopy, komunikujú cez fóra, všetko chcú vybaviť online, žijú na sociálnych sieťach a úplne prirodzene očakávajú, že rovnako sa bude chovať aj ich zamestnávateľ. Takže ak si chceme u nich „šplhnúť“, vytvorme vo vnútri firmy prostredie podobné tomu, ktoré poznajú zo svojho mimopracovného života. Cez fungovanie elementárnych procesov tak nová generácia dokáže ohodnotiť vyspelosť podniku. A keď dostanú to, čo očakávajú, budú happy :)

Ale to už nehovoríme o evolúcii, ale o revolúcii...

Áno, musia vzniknúť úplne nové základy. Žijeme v dobe dátovej a na jej prudký rozvoj už staré postupy jednoducho nestačia. Bez ohľadu na vyššie spomenuté faktory týkajúce sa nových nárokov zo strany samotných používateľov systémov. Len dramatické zjednodušenie administratívnych procesov spojených s personalistikou dnes nielen veľkým, ale aj stredným a malým firmám umožní naplno využiť potenciál, ktorý im dáva rýchly technologický pokrok. V opačnom prípade stratia svoju konkurencieschopnosť. Digitálna transformácia je preto oprávnene jednou z TOP tém.

Čo to znamená v praxi?

V mnohých spoločnostiach to doteraz funguje tak, že hoci existujú rôzne smernice a formuláre, v praxi ich zamestnanci často ignorujú. S personálnymi oddeleniami komunikujú telefonicky alebo emailom. Často posielajú nekompletné informácie rôznymi kanálmi a personalisti ich musia spätne kontaktovať v snahe získať chýbajúce údaje.

V prípade nasadenia špecializovaného softvérového riešenia však automatizovaný proces neumožní ďalší krok bez dokončenia toho predchádzajúceho. Prevedie zamestnanca celým procesom, aby spracovateľ dostal kompletnú informáciu. A to sa týka všetkého v oblasti HR manažmentu – od výberu zamestnanca, cez jeho prijatie, adaptačný proces, bežný pracovný život až po jeho odchod. V každom jednom bode životného cyklu zamestnanca je toho dosť, čo treba riešiť.

SOFTIP 
Martin Vlčko, finančný riaditeľ spoločnosti SOFTIP, a.s. 


Ako to teda riešite v SOFTIPe?

Už od začiatku roku 2016 využívame našu vlastnú webovú aplikáciu SOFTIP HAPPY HR, pomocou ktorej riadime ľudské zdroje vo firme. Aktívne ju používajú všetci zamestnanci spoločnosti, pričom interný projektový tím neustále pracuje na rozširovaní jej funkčnosti a vylepšovaní aj vďaka nápadom od samotných používateľov. Slúži teda aj na získanie spätnej väzby.

V prvej fáze sme nasadili modul ORGANIZAČNÁ ŠTRUKTÚRA a personálny portál HAPPY PEOPLE. Sprístupnili sme napríklad schvaľovanie dovoleniek priamo z mobilu, aktualizáciu osobných údajov na diaľku či uľahčili orientáciu zamestnancov v organizačnej štruktúre a v rolách so špecifickými zodpovednosťami a kompetenciami v spoločnosti.

V ďalšej fáze pribudol modul VZDELÁVANIE, ktorý umožňuje efektívnejšiu organizáciu školení, ich vyhodnotenie, ako aj orientáciu zamestnanca v ponuke školení. Na vybranú vzdelávaciu aktivitu sa jednoducho prihlási vytvorením žiadosti a po jej schválení a následnom absolvovaní kurzu aj ohodnotí jeho kvalitu pomocou automaticky doručeného dotazníka. Zároveň tu na jednom mieste nájde prehľad všetkých absolvovaných školení a získaných certifikátov.

Nie vždy sa však firma môže spoliehať na aktivitu zo strany svojich zamestnancov. Čo v takom prípade?

Vtedy moderné riešenia uľahčujú život hlavne HR manažérom. Okamžite vidia, ktorí pracovníci majú potrebné vzdelanie a dokážu im naplánovať ďalšie aktivity na zvyšovanie ich kvalifikácie. SOFTIP HAPPY HR obsahuje i funkčnosť pre sledovanie termínov rôznych činností, ktoré majú pracovníci periodicky vykonávať. Napríklad zo zákona musia absolvovať lekárske prehliadky a školenia BOZP a PO. No sú to aj činnosti, ktoré určil zamestnávateľ  – ako napríklad školenia vodičov, ISO noriem apod. Modul VZDELÁVANIE manažéra automaticky upozorňuje na koniec ich platnosti a vďaka prehľadnému kalendáru či automatickému generovaniu prezenčnej listiny uľahčuje aj ich plánovanie a organizáciu.

 Z vlastných skúseností - v čom vidíte najväčšie prínosy takéhoto riešenia?

Prínosy SOFTIP HAPPY HR najviac asi ocenia noví zamestnanci. Uľahčuje im totiž kľúčový adaptačný proces. A ide o prvý vážnejší kontakt s pracovným prostredím. Keď príde nový kolega, všetko nájde na jednom mieste a vybaví v SOFTIP HAPPY HR. Nemusí čítať nejaké extra postupy. Potrebuje poznať svojich kolegov v tíme? Chce sa vzdelávať? Chce vedieť, aké má benefity? Potrebuje schváliť dovolenku? Všetko nájde v systéme. A získa dobrý pocit, že žije vo firme, ktorá je moderná a uľahčuje mu jeho život. Lebo oveľa ľahšie všetko vybaví. A hlavne ak veľa cestuje. SOFTIP HAPPY HR mu dáva samostatnosť a nezávislosť. To čo potrebujem, si viem nájsť a vybaviť kedykoľvek chcem a s personálnym útvarom budem riešiť naozaj len kritické a závažné veci. A personálny útvar už nemusí byť telefonická ústredňa.

SOFTIP 
SOFTIP HAPPY HR 


Takže už žiadne formuláre?

Práve vstupný formulár, ktorý zamestnanec vypĺňa pred prijatím do zamestnania, je vynikajúci príklad. V mnohých firmách to funguje tak, že vybraný uchádzač vyplní papierový formulár, ktorý podpíše a odovzdá na personálnom útvare. Personalista musí následne všetky informácie prepisovať do systému, čo je samozrejme duplicitná práca, navyše s rizikom vzniku chýb. A pritom to takto vôbec nemusí byť.

Dnes, keď do firmy prichádza nový človek, všetky svoje údaje môže zadať jednoduchým spôsobom priamo do informačného systému. Ide o identifikačné údaje potrebné pre spracovanie pracovnej zmluvy, hlásenie do poisťovní, alebo rôzne prehlásenia. A to všetko bez hromady papierov. Všetky údaje sú následne po celý čas trvania pracovného pomeru k dispozícii všetkým zainteresovaným stranám na jednom mieste v elektronickom systéme a s riadeným prístupom. Samozrejmosťou je ich jednoduchá aktualizácia. Ak zamestnanec zmení adresu trvalého bydliska, poisťovňu, číslo účtu alebo ak chce urobiť akúkoľvek úpravu svojich osobných údajov, vie to urobiť úplne jednoducho priamo v systéme. Nepotrebuje „audienciu“ na personálnom oddelení.

Šetríme tak papier a aj čas, workflow dokáže bežať oveľa rýchlejšie, je to preukázateľnejšie, dohľadateľnejšie, nad dátami sa dajú robiť rôzne prehľady a štatistiky. To uľahčuje prijímanie manažérskych rozhodnutí, napríklad či neposilniť niektoré oddelenia apod. No a zároveň takto umožňujeme zamestnancovi využiť jeho právo na prístup k svojim osobným údajom a na ich opravu v zmysle Nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR). Samozrejmosťou je, že garantujeme aj ochranu osobných dát v súlade s najnovšími reguláciami.

Je SOFTIP HAPPY HR prepojený aj na ďalšie nástroje?

Samozrejme, vzájomná kompatibilita je nevyhnutná. Napríklad schválenie vzdelávacej aktivity môže nahradiť dokonca aj schvaľovací workflow účtovného dokladu. Pretože ak sa niekto prihlasuje na vzdelávaciu aktivitu, zväčša ide už o konkrétne školenie, pri ktorom pozná jeho termín, cenu, dátum – to všetko vie uviesť do systému vrátane čísla projektu, ku ktorému sa vzdelávacia aktivita viaže. Toto všetko sa posúva na ekonomické oddelenie už ako schválený náklad. Teda ekonóm nemusí duplicitne oslovovať manažment kvôli schvaľovaniu dokladov.

Druhá veľká vec je mobilita. SOFTIP HAPPY HR sa dá používať v teréne. Keďže mnoho manažérov funguje na rôznych mobiloch, tabletoch a pod., dokážu rýchlo reagovať na žiadosti. Môžeme si to opäť ilustrovať na školeniach. Pri žiadosti o vzdelávaciu aktivitu si u nás zamestnanec musel dohľadať šablónu, ktorú následne vyplnil, vytlačil, podpísal a predložil na podpis nadriadenému. Dnes im na to stačí tablet a pár klikov v aplikácii.

 Čo v oblasti softvéru pre HR plánujete do budúcnosti?

Chceme samozrejme už používané nástroje ďalej rozvíjať a rozširovať ich funkcionalitu. Najbližšie nás čaká nasadenie riešenia pre udržiavanie aktuálnych pracovných profilov zamestnancov. Tým, že sa zaoberáme vývojom informačných systémov a poskytovaním služieb, často sa vo výberových konaniach stretávame s požiadavkami na spôsobilosti, resp. kompetencie našich zamestnancov. SOFTIP HAPPY HR na Karte vzdelávania eviduje všetky informácie súvisiace so vzdelávaním zamestnanca  - absolvované školenia, získané certifikáty, expertné znalosti, skúsenosti z projektov atď. Do týchto informácií môže oprávnená osoba (ponukový alebo projektový manažér) nahliadnuť, filtrovať a vyhľadávať ich podľa zadaných kritérií. A to je veľká výhoda v situácii,  keď potrebuje preukázať odbornú spôsobilosť svojich zamestnancov. Dokáže tam veľmi jednoduchým spôsobom nájsť profil človeka, ktorý je vyžadovaný tendrom či verejným obstarávaním.

  • autor:
  • SOFTIP, a.s.
  • SOFTIP, a.s.

    SOFTIP, a.s.

    Návrh, implementácia a vývoj  softvérových riešení pre optimalizáciu výrobných a logistických procesov. Manažérské informačné systémy. Systémové služby.

    • www.softip.sk
    • Krasovského 14, Einsteinova Business Center, Bratislava


Mohlo by vás tiež zaujímať


  • Veľtrh Plastpol Kielce 2019 - fotoreportáž

    Veľtrh Plastpol Kielce 2019 - fotoreportáž

    Bilancia tohtoročného medzinárodného veľtrhu plastov a gumy Plastpol 2019 bola rekordná a pôsobivá, zúčastnilo sa ho 910 firiem zo 42 krajín, ktoré zaplnili 7 výstavných hál. Výstava bola tento rok zatiaľ najväčšia vo svojej histórii. Obchodný rozsah veľtrhu zahŕňal technológie, stroje a...

  • SOVA Digital: Prvé stretnutie R&D lídrov Slovenska

    SOVA Digital: Prvé stretnutie R&D lídrov Slovenska

    R&D (Research & Development) lídri výskumno-vývojových centier slovenských priemyselných firiem sa zišli na prvom spoločnom stretnutí, aby hľadali priestor vzájomnej spolupráce pre zlepšenie situácie v oblasti priemyselného výskumu a vývoja. Cieľom podujatia bolo vytvoriť kooperáciu R&D lídrov,...

  • Medzinárodný strojársky veľtrh 2019 v Nitre - ocenenia a fotogaléria

    Medzinárodný strojársky veľtrh 2019 v Nitre - ocenenia a fotogaléria

    Medzinárodný strojársky veľtrh v Nitre sa na výstavisku Agrokomplex konal v dňoch 21. – 24. mája 2019 a opäť pre návštevníkov pripravil množstvo expozícií s najnovšími riešeniami a technológiami. Okrem strojárskej produkcie sa predstavili aj produkty a novinky z iných oblastí priemyslu, ktoré sú...


  • Staňte sa odborníkom v oblasti spracovania plastov, zabezpečte si profesiu s budúcnosťou

    Staňte sa odborníkom v oblasti spracovania plastov, zabezpečte si profesiu s budúcnosťou

    Ak vyštudujete niektorý z uvedených nových odborov, nemôže sa stať, že po skončení školy nezískate zamestnanie. Nové učebné a študijné odbory, na ktoré sa môžete prihlásiť už dnes, vznikli z podnetu výrobných firiem, ktoré zápasia s nedostatkom kvalifikovaných pracovníkov. Práve na podnet výrobcov...

  • Seminár IPA Slovakia: Naučte sa vyrábať kvalitne!

    Seminár IPA Slovakia: Naučte sa vyrábať kvalitne!

    V súčasnej dobe máme dostatok. Dostatok všetkého. Kvalitných, ale aj nekvalitných výrobkov, ich rôznych variantov, napodobenín, atráp, alebo dokonca škodlivých produktov, ekologicky závadných. Naozaj si je z čoho vyberať. Ale ako zákazník zistí, že je produkt...

  • Prepojené zariadenia menia výrobný priemysel

    Prepojené zariadenia menia výrobný priemysel

    Využitie internetu vecí (IoT) v priemysle je jedným z najvýznamnejších krokov na ceste k Industry 4.0. Priemyselné IoT výrazne zvyšuje efektivitu a kvalitu výroby a minimalizuje zbytočné náklady. O zbere, analýze, distribúcii dát, technológiách, ale aj o aktuálnej situácii v priemyselnej výrobe a...